План
работы архивного отдела администрации
Долгоруковского муниципального района на 2023 год
Работа архивного отдела администрации Долгоруковского района в 2023 году планируется исходя из условий доковидного режима работы. Выполнение намеченных показателей планируется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; согласно административного регламента предоставления государственной услуги «Исполнение запросов граждан Российской Федерации муниципальными архивами Липецкой области», утвержденного приказом управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 17 декабря 2020 года № 105, административного регламента предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан Российской Федерации», утвержденного постановлением администрации Долгоруковского муниципального района от 07 сентября 2021 года № 586; на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 года № 24) , «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526); а так же в соответствии с письмом управления ЗАГС и архивов Липецкой области от 10 октября 2022 года № И 26 - 484 «О планировании работы на 2023 год и отчетности за 2022 год».
1. Организационные вопросы
Работа архивного отдела администрации Долгоруковского муниципального района в 2023 году будет направлена на сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда в Долгоруковском районе.
В соответствии с поставленными задачами необходимо провести следующие мероприятия:
- подготовить и внести на рассмотрение главы администрации района проект распоряжения об утверждении плана развития архивного дела в архивном отделе администрации Долгоруковского района на 2023 год и графика упорядочения и передачи документов учреждений в архив на 2023 год.
-определить круг вопросов, которые будут рассмотрены на заседаниях административного Совета и оперативных совещаниях;
-продолжить работу по применению административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела;
-продолжить работу по повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг в области архивного дела с учетом интересов и потребностей граждан;
-предоставлять главе района на оперативном совещании информацию о состоянии хранения документов в организациях и предприятиях района;
-разработать предложения по расходам на содержание Архивного отдела к проекту бюджета области на 2023 год;
-принять участие в подготовке мероприятий, проводимых администрацией района.
2. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов
Принять меры по повышению пожарной безопасности архива и антитеррористической защищенности.
Обеспечить соблюдение мер по усилению требований по организации хранения и учету документов.
Провести практические занятия и учения с работниками архивного отдела по пользованию первичными средствами пожаротушения, тренировки по эвакуации людей и документов в случае пожара и других ЧС.
Продолжить работу по укреплению материально-технической базы архива, обеспечению охранного режима.
Обеспечить усиление контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах, в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями.
В соответствии с Регламентом Государственного учета документов Архивного фонда провести паспортизацию муниципального архива на 01.01.2023 г. в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 №11), 1 экземпляр направить в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области, обеспечить надлежащий учет документов.
Своевременно вносить изменения во все учетные документы (опись, акт приема-передачи, лист фондов, БД Архивный фонд).
По состоянию на 01.01.2024 г. представить в Управление ЗАГС и архивов Липецкой области сведения о составе и объеме фондов.
В целях улучшения физического состояния дел провести ремонт, подшивку, замену обложек, составление заверительных листов в фондах: Долгоруковское районное клубное объединение, ф. № 96; Государственное учреждение управления Пенсионного фонда РФ в Долгоруковском районе,
ф. № 126 и др. – 80 ед.хр.
Провести переработку описей дел постоянного хранения в фондах (Приложение 1), оформить её результаты.
В архивном отделе на 2023 год запланирована работа по картонированию документов постоянного срока хранения в фондах: Совет депутатов Долгоруковского муниципального района Липецкой области, ф. № 110; Совет депутатов сельского поселения Дубовецкий сельсовет. Администрация сельского поселения Дубовецкий сельсовет, ф. № 69; Отдел финансов администрации Долгоруковского муниципального района, ф. № 31; Государственное учреждение здравоохранения «Долгоруковская районная больница», ф. № 27 и др.- всего 422 ед.хр., а так же запланирована работа по перекартонированию документов в фондах: Вязовицкий сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет, ф. № 25; Екатериновский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет, ф. № 54 и др. – всего 779 ед.хр.
В целях обеспечения сохранности документов в архиве исключить нахождение посторонних лиц в архивохранилище, продолжить ведение журнала выдачи дел из архива во временное пользование.
Оперативно информировать управление ЗАГС и архивов Липецкой области обо всех фактах необнаружения дел (документов).
Соблюдать световой и санитарно-гигиенический режим, каждую последнюю пятницу месяца проводить санитарные дни с постеллажным обеспыливанием документов, вести контроль за температурным режимом.
Принять участие в проведении занятий, тренировок, учений, других форм повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности.
3. В сфере комплектования
Продолжить использование и внедрение в практику работы архивных учреждений и организаций-источников их комплектования:
- Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;
- Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Росархива от 27.06.2022 № 72;
-Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 года № 24);
-Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;
-Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018.№ 42;
-Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
-Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и инструкции по его применению, утвержденных приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и 20.12.2019 № 237;
Продолжить работу по уточнению списков организаций – источников комплектования архивов и заключению соглашений о сотрудничестве с ними. Своевременно вносить изменения в названия учреждений, организаций списка источников комплектования.
Продолжить работу по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории района.
Организовать работу по обеспечению сохранности и приему документов от ликвидированных организаций, в т.ч. в ходе банкротства.
Провести анализ итогов паспортизации организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2022, обратить особое внимание на качество заполнение паспортов организаций, а так же Сведений о состоянии хранения документов в организациях.
Провести паспортизацию архивов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2023.
В соответствии с графиком предоставлять описи на ЭПК Управления ЗАГС и архивов для утверждения и согласования (график прилагается).
Продолжить работу по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, в т.ч. сверх установленного срока.
Продолжить оказание консультативной помощи организациям – источникам комплектования в составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу в целях повышения качества описей, разработке номенклатур дел, положений об ЭК, предоставляемых организациями на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).
Подготовить и провести семинары и практические занятия с председателями экспертных комиссий и лицами ответственными за сохранность документов учреждений по вопросу ведения делопроизводства, экспертизе ценностей документов, подготовке их к сдаче на государственное хранение и согласование номенклатуры дел.
4.В сфере использования архивных документов
Продолжить применение в работе архивного отдела «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации», утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143.
Принять участие в мероприятиях патриотической направленности.
Принять участие в реализации планов по информационной поддержке памятных дат отечественной истории: 80-летию победы в Курской битве,30-летию Конституции Российской Федерации и др.
Продолжить совершенствование работы по оказанию государственных и муниципальных услуг в части исполнения запросов государственных органов, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц, в том числе в электронном виде через ЕПГУ.
Продолжить проведение работы по инкорпорации нормативно-правовых актов.
Продолжить реализацию соглашений о взаимодействии и порядке информационного обмена с территориальными отделениями Пенсионного фонда РФ, в том числе в рамках электронного взаимодействия.
Оформить выставки документов военных лет в архиве.
Подготовить и провести экскурсию по архиву для учащихся школы.
Подготовить статью в районную газету «Сельские зори», а так же периодически информировать редакцию газеты «Сельские зори» о работе архива, для рубрики «Калейдоскоп».
Продолжить формирование альбомов «Архивы хранят историю, а создают их люди», «Из жизни Долгоруковского района».
Продолжить применение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.
В соответствии с правилами работы пользователей в читальном зале на исследователей продолжить ведение личных дел.
Своевременно исполнять тематические, социально-правовые запросы организаций, граждан в т.ч. поступивших из ближнего зарубежья. С целью проведения мониторинга качества услуг, предоставляемых населению архивным отделом администрации Долгоруковского муниципального района продолжить анкетирование граждан.
5.В сфере информационных ресурсов и технологий.
Продолжить работу по возможности максимальной автоматизации архивной деятельности, переводе в электронный вид оказываемых государственных и муниципальных услуг, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов граждан.
Продолжить ведения БД «Архивный фонд» (5-я версия), руководствуясь Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива от 23.10.2000 № 64, продолжить ввод информации на уровне «Дело».
Продолжить работу по развитию архивного сайта, регулярно предоставлять информацию для размещения на страничке Архивного отдела администрации района о новых поступлениях документов, о местах хранения документов по личному составу, о юбилейных мероприятиях и т.д. Вести учет посещений сайта муниципального архива.
Предоставлять информацию для размещения на сайте управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
Своевременно информировать работников делопроизводственных служб учреждений, организаций и предприятий района об изменениях в нормативно-методических документах, составе документов, подлежащих передаче на государственное хранение, сроках их передачи.
6. В сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения
Продолжить внедрение:
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 года № 24.
Типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 08.08.2022 № 111.
Принять участие в мероприятиях проводимых управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
Продолжить повышение уровня профессиональных знаний работников архива: участие в семинарах, прохождение курсов повышения квалификации и др.
Своевременно информировать Управление ЗАГС и архивов Липецкой области о кадровых изменениях, произошедших в текущем году.
Оформить подписку на газеты, журналы «Отечественные архивы», «Липецкая газета» и др.
Начальник архивного отдела М.Н.Семенова
